Kierownictwo urzędu - Sekretarz

Funkcję Sekretarza Gminy Świdwin pełni Sebastian BASIEJKO

 

Do zadań Sekretarza Gminy należy w szczególności:

1. Koordynowanie działalności komórek organizacyjnych Urzędu.
2. Zapewnienie przestrzegania prawa przez wszystkie komórki organizacyjne Urzędu.
3. Pełnienie nadzoru nad referatem organizacyjnym w Urzędzie.
4. Przygotowanie projektów Uchwał Rady i Zarządzeń Wójta.
5. Opracowywanie projektów zmian Regulaminu organizacyjnego i innych aktów wewnętrznych w zakresie organizacji Urzędu.
6. Prowadzenie zbioru przepisów gminnych powszechnie obowiązujących i udostępnianie ich do wglądu.
7. Prowadzenie rejestru upoważnień i pełnomocnictw Wójta.
8. Koordynowanie działań jednostek organizacyjnych w sprawach związanych z wykonywaniem uchwał.
9. Sprawowanie nadzoru nad organizacją pracy, prawidłowym wykonywaniem czynności kancelaryjnych i obiegiem dokumentów w Urzędzie.
10. Podejmowanie działań na rzecz poprawy stanu technicznego środków pracy w Urzędzie.
11. Nadzór nad terminowym przygotowaniem materiałów na sesję Rady oraz na posiedzenia komisji Rady.
12. Żądanie od kierowników jednostek organizacyjnych informacji, sprawozdań i opracowań na potrzeby Rady i Wójta.
13. Organizowanie w razie potrzeby dyżurów w Urzędzie oraz wyznaczanie osób do ich pełnienia.
14. Organizacja i koordynacja prac związanych z organizacyjno-technicznym przygotowaniem i przeprowadzeniem wyborów organów przedstawicielskich i referendum.
15. Sporządzanie sprawozdań kwartalnych i rocznych o zatrudnieniu w Urzędzie.
16. Prowadzenie spraw kadrowych pracowników:

a)       akt osobowych pracowników Urzędu i kierowników jednostek organizacyjnych,

b)      kart czasu pracy,

c)       rejestru urlopów wypoczynkowych, okolicznościowych, szkoleniowych, macierzyńskich, ojcowskich,

d)      rejestru  opieki nad dzieckiem,

e)       rejestru absencji chorobowej, itp.

17. Przygotowanie procedury przeprowadzenia naboru na stanowisko urzędnicze, ogłoszenie rozstrzygnięć, zgodnie z ustaleniami wynikającymi z Zarządzenia Wójta.

18. Prowadzenie spraw związanych z naborem pracowników.
19. Przygotowanie procedury ocen pracowników w Urzędzie i przeprowadzenie ocen pracowników bezpośrednio nadzorowanych, zgodnie z Zarządzeniem Wójta.
20. Prowadzenie spraw związanych z okresowymi ocenami kwalifikacyjnymi pracowników.
21. Przestrzeganie przepisów w zakresie prowadzenia działalności dodatkowej przez pracowników oraz występowanie o zapytanie o udzielenie informacji  z KRK.
22. Kierowanie pracowników na szkolenia resortowe, bhp i ogólne w celu uzupełnienia wiedzy  - współpraca w tym zakresie z instytucjami i jednostkami szkolącymi.
23. Dbanie o podnoszenie kwalifikacji zawodowych pracowników.
24. Przygotowanie procedury związanej ze służbą przygotowawczą dla pracowników nowo zatrudnionych – udział w Komisji Egzaminacyjnej.
25. Prowadzenie spraw związanych ze służbą przygotowawczą dla nowo zatrudnionych pracowników.
26. Opieka nad praktykantami.
27. Delegowanie pracowników Urzędu na badania wstępne, okresowe i kontrolne.
28. Nadzór nad przestrzeganiem przepisów bhp, przeciwpożarowych, ochrony danych osobowych, dostępie do informacji publicznej.
29. Sporządzanie zakresów czynności dla pracowników Urzędu na podstawie projektu podziału zadań, złożonych przez kierownika referatu.
30. Przestrzeganie dyscypliny pracy w Urzędzie.
31. Planowanie i przeprowadzenie kontroli wewnętrznej w jednostkach organizacyjnych i na stanowiskach pracy w zakresie ustalonym przez Wójta.
32. Nadzór nad organizacją przyjmowania i załatwiania skarg i wniosków.
33. Czuwanie nad tokiem i terminowością wykonywania zadań Urzędu.
34. Prowadzenie i załatwianie spraw emerytalno-rentowych.
35. Nadzór nad ujawnianiem informacji publicznej i prowadzeniem BIP.
36. Udostępnianie informacji publicznej w zakresie działania referatu organizacyjnego.
37. Organizowanie zaleceń pokontrolnych wydanych po kontrolach zewnętrznych przeprowadzonych w Urzędzie.
38. Sprawowanie kontroli zarządczej w ramach realizowanych zadań.
39. Nadzór nad przestrzeganiem przepisów bhp i ppoż.
40. Przyjmowanie interesantów w sprawie skarg i wniosków w czsie nieobecności Wójta i Zastępcy Wójta.
41. Przyjmowanie pism prokuratorskich i sądowych w przypadku niemożności ich doręczenia.
42. Wywieszanie na tablicy ogłoszeń pism sądowych podlegających podaniu ich do publicznej wiadomości.
43. Składanie na wezwanie sądu dokumentów urzędowo poświadczonych w celu odtworzenia akt sądowych.
44. Planowanie kosztów utrzymania Urzędu wspólnie ze Skarbnikiem Gminy.
45. Upoważniona jest do:

a)       poświadczeń własnoręcznego podpisu,

b)      wydawania decyzji, postanowień i zaświadczeń dotyczących podatków, opłat oraz nieopodatkowanych należności budżetu Gminy.

c)       Wydawania decyzji w sprawach indywidualnych z zakresu administracji publicznej, spraw zleconych i powierzonych,

d)      Odbierania i przechowywania oświadczeń majątkowych pracowników zobowiązanych do ich składania Wójtowi

e)       Składania oświadczeń woli w imieniu Gminy w zakresie zarządu mieniem w przypadku nieobecności Wójta.

    

W czasie nieobecności Wójta powierza się Sekretarz Gminy następujące sprawy:

1) kierowanie bieżącą pracą Urzędu.

2) Prowadzenie spraw z zakresu prawa pracy, z wyłączeniem spraw związanych z  zatrudnianiem pracowników na umowę o pracę i zwalnianiem pracowników,

3) Przyjmowanie obywateli w sprawach skarg i wniosków dotyczących pracy Urzędu i jednostek organizacyjnych,

4) podpisywanie pism i dokumentów tj.:

    a) umów cywilno-prawnych,

    b) zarządzeń, regulaminów i okólników wewnętrznych, jeżeli dotyczą spraw nie cierpiących zwłoki,

    c) w zakresie spraw finansowo-księgowych,

    d) związanych z realizacją wniosków i projektów mających na celu pozyskiwanie środków finansowych z Unii Europejskiej, z budżetu państwa oraz innych źródeł,

    e) związanych z realizacją zadań podejmowanych w oparciu o przepisy ustawy – Prawo zamówień publicznych,

    f) innych pism związanych z bieżącą pracą Urzędu, w tym pism związanych z reprezentacją Gminy na zewnątrz.