Kierownictwo urzędu - Sekretarz
Sekretarz Gminy
Funkcję Sekretarza Gminy Świdwin pełni Sebastian BASIEJKO
Do zadań Sekretarza Gminy należy w szczególności:
- Koordynowanie działalności komórek organizacyjnych Urzędu.
- Zapewnienie przestrzegania prawa przez wszystkie komórki organizacyjne Urzędu.
- Pełnienie nadzoru nad referatem organizacyjnym w Urzędzie.
- Przygotowanie projektów Uchwał Rady i Zarządzeń Wójta.
- Opracowywanie projektów zmian Regulaminu organizacyjnego i innych aktów wewnętrznych w zakresie organizacji Urzędu.
- Prowadzenie zbioru przepisów gminnych powszechnie obowiązujących i udostępnianie ich do wglądu.
- Prowadzenie rejestru upoważnień i pełnomocnictw Wójta.
- Koordynowanie działań jednostek organizacyjnych w sprawach związanych z wykonywaniem uchwał.
- Sprawowanie nadzoru nad organizacją pracy, prawidłowym wykonywaniem czynności kancelaryjnych i obiegiem dokumentów w Urzędzie.
- Podejmowanie działań na rzecz poprawy stanu technicznego środków pracy w Urzędzie.
- Nadzór nad terminowym przygotowaniem materiałów na sesję Rady oraz na posiedzenia komisji Rady.
- Żądanie od kierowników jednostek organizacyjnych informacji, sprawozdań i opracowań na potrzeby Rady i Wójta.
- Organizowanie w razie potrzeby dyżurów w Urzędzie oraz wyznaczanie osób do ich pełnienia.
- Organizacja i koordynacja prac związanych z organizacyjno-technicznym przygotowaniem i przeprowadzeniem wyborów organów przedstawicielskich i referendum.
- Sporządzanie sprawozdań kwartalnych i rocznych o zatrudnieniu w Urzędzie.
- Prowadzenie spraw kadrowych pracowników:
a) akt osobowych pracowników Urzędu i kierowników jednostek organizacyjnych,
b) kart czasu pracy,
c) rejestru urlopów wypoczynkowych, okolicznościowych, szkoleniowych, macierzyńskich, ojcowskich,
d) rejestru opieki nad dzieckiem,
e) rejestru absencji chorobowej, itp.
- Przygotowanie procedury przeprowadzenia naboru na stanowisko urzędnicze, ogłoszenie rozstrzygnięć, zgodnie z ustaleniami wynikającymi z Zarządzenia Wójta.
- Prowadzenie spraw związanych z naborem pracowników.
- Przygotowanie procedury ocen pracowników w Urzędzie i przeprowadzenie ocen pracowników bezpośrednio nadzorowanych, zgodnie z Zarządzeniem Wójta.
- Prowadzenie spraw związanych z okresowymi ocenami kwalifikacyjnymi pracowników.
- Przestrzeganie przepisów w zakresie prowadzenia działalności dodatkowej przez pracowników oraz występowanie o zapytanie o udzielenie informacji z KRK.
- Kierowanie pracowników na szkolenia resortowe, bhp i ogólne w celu uzupełnienia wiedzy - współpraca w tym zakresie z instytucjami i jednostkami szkolącymi.
- Dbanie o podnoszenie kwalifikacji zawodowych pracowników.
- Przygotowanie procedury związanej ze służbą przygotowawczą dla pracowników nowo zatrudnionych – udział w Komisji Egzaminacyjnej.
- Prowadzenie spraw związanych ze służbą przygotowawczą dla nowo zatrudnionych pracowników.
- Opieka nad praktykantami.
- Delegowanie pracowników Urzędu na badania wstępne, okresowe i kontrolne.
- Nadzór nad przestrzeganiem przepisów bhp, przeciwpożarowych, ochrony danych osobowych, dostępie do informacji publicznej.
- Sporządzanie zakresów czynności dla pracowników Urzędu na podstawie projektu podziału zadań, złożonych przez kierownika referatu.
- Przestrzeganie dyscypliny pracy w Urzędzie.
- Planowanie i przeprowadzenie kontroli wewnętrznej w jednostkach organizacyjnych i na stanowiskach pracy w zakresie ustalonym przez Wójta.
- Nadzór nad organizacją przyjmowania i załatwiania skarg i wniosków.
- Czuwanie nad tokiem i terminowością wykonywania zadań Urzędu.
- Prowadzenie i załatwianie spraw emerytalno-rentowych.
- Nadzór nad ujawnianiem informacji publicznej i prowadzeniem BIP.
- Udostępnianie informacji publicznej w zakresie działania referatu organizacyjnego.
- Organizowanie zaleceń pokontrolnych wydanych po kontrolach zewnętrznych przeprowadzonych w Urzędzie.
- Sprawowanie kontroli zarządczej w ramach realizowanych zadań.
- Nadzór nad przestrzeganiem przepisów bhp i ppoż.
- Przyjmowanie interesantów w sprawie skarg i wniosków w czsie nieobecności Wójta i Zastępcy Wójta.
- Przyjmowanie pism prokuratorskich i sądowych w przypadku niemożności ich doręczenia.
- Wywieszanie na tablicy ogłoszeń pism sądowych podlegających podaniu ich do publicznej wiadomości.
- Składanie na wezwanie sądu dokumentów urzędowo poświadczonych w celu odtworzenia akt sądowych.
- Planowanie kosztów utrzymania Urzędu wspólnie ze Skarbnikiem Gminy.
- Upoważniona jest do:
a) poświadczeń własnoręcznego podpisu,
b) wydawania decyzji, postanowień i zaświadczeń dotyczących podatków, opłat oraz nieopodatkowanych należności budżetu Gminy.
c) Wydawania decyzji w sprawach indywidualnych z zakresu administracji publicznej, spraw zleconych i powierzonych,
d) Odbierania i przechowywania oświadczeń majątkowych pracowników zobowiązanych do ich składania Wójtowi
e) Składania oświadczeń woli w imieniu Gminy w zakresie zarządu mieniem w przypadku nieobecności Wójta.
W czasie nieobecności Wójta powierza się Sekretarz Gminy następujące sprawy:
1) kierowanie bieżącą pracą Urzędu.
2) Prowadzenie spraw z zakresu prawa pracy, z wyłączeniem spraw związanych z zatrudnianiem pracowników na umowę o pracę i zwalnianiem pracowników,
3) Przyjmowanie obywateli w sprawach skarg i wniosków dotyczących pracy Urzędu i jednostek organizacyjnych,
4) podpisywanie pism i dokumentów tj.:
a) umów cywilno-prawnych,
b) zarządzeń, regulaminów i okólników wewnętrznych, jeżeli dotyczą spraw nie cierpiących zwłoki,
c) w zakresie spraw finansowo-księgowych,
d) związanych z realizacją wniosków i projektów mających na celu pozyskiwanie środków finansowych z Unii Europejskiej, z budżetu państwa oraz innych źródeł,
e) związanych z realizacją zadań podejmowanych w oparciu o przepisy ustawy – Prawo zamówień publicznych,
f) innych pism związanych z bieżącą pracą Urzędu, w tym pism związanych z reprezentacją Gminy na zewnątrz.
